Неформальное обучение в организациях.

Как сформировать культуру непрерывного обучения.

В преддверии 1 сентября, дня знаний, финансовый парфюмер делится книжкой об непрерывном обучении. И не только в организации, но и применительно к себе любимому. Почему неформальное обучение является наиболее эффективной формой обучения? Как внедрить неформальное обучение в организации и как оценивать его результаты? Как социальные сети препятствуют неформальному обучению. Развитие сотрудников в организации происходит в основном за счет неформального обучения. Мы привыкли думать, что для обучения обязательно должно быть выделено определенное время и место. Только тогда оно будет эффективным. Проще говоря, чтобы чему-то научиться, необходимо сесть за парту. На самом деле, если говорить о сотрудниках компаний, то в аудиториях они получают лишь 10% знаний. Большую их часть они приобретают в ходе неформального обучения, то есть в процессе работы. Эксперт в области обучения и развития Робин Хойл объясняет, почему организации должны поощрять неформальное обучение и как правильно управлять этим процессом. Однако планирование и управление применимы к систематизированным процессам – например, традиционному обучению, а неформальное обучение носит спонтанный и произвольный характер.
Хойл считает, что это вполне можно преодолеть – неформальное обучение тоже можно спланировать, организовать и проконтролировать. И такой подход обеспечит его высокую эффективность. Рекомендую предлагаемое автором руководство и разработанную им программу в первую очередь специалистам по развитию персонала, а также всем, кто заинтересован в постоянном повышении своих профессиональных знаний и навыков.

Традиционно считается, что обучение должно происходить в аудиториях или с помощью онлайн-инструментов, онлайн-платформ. На самом деле оно может быть неформальным, то есть происходить везде и всегда, в самых разных форматах, на любой стадии любого процесса и на всех уровнях организации. Именно неформальное обучение было основным способом приобретения новых знаний и навыков на протяжении всей истории человечества. Люди учатся новому главным образом через процесс открытия.

Основные идеи книги

Формальное обучение подразумевает присутствие в аудитории, неформальное может происходить где угодно. Организации должны планировать как формальное, так и неформальное обучение сотрудников и управлять им. В ходе аудиторных занятий сотрудники компаний получают лишь 10% знаний. Большинство сотрудников предпочитают неформальное обучение, но большинство организаций продолжают вкладывать средства в формальное. Лучшие корпоративные тренеры поощряют, поддерживают и продвигают неформальное обучение. Руководить процессом неформального обучения должны сами учащиеся. Анализ практических действий на рабочем месте – лучший способ усвоения профессиональных знаний и навыков. Для эффективного неформального обучения необходимо создать отдельный сайт. Каждый сотрудник должен иметь личный план развития. Чтобы стать серьезным инструментом обучения, социальные сети должны претерпеть серьезные изменения с точки зрения культуры и поведения пользователей.

Чтобы неформальное обучение оказалось эффективным, требуются планирование, организация, менеджмент и поддержка. Перейти на неформальное обучение сотрудников организациям могут помочь специалисты и компании по обучению и развитию (L&D). Они могут мотивировать учащихся, сформулировать цели обучения, разработать его стандарты исходя из потребностей и устремлений обучающихся. Также они могут определить формы и длительность неформального обучения.

“В компаниях XXI века обучение – не дополнительная возможность, а процесс, которые является неотъемлемой частью повседневной жизни организации”.

Как происходит неформальное обучение

Неформальное обучение – это процесс приобретения новых или обновления уже имеющихся знаний, навыков, ценностей, установок, поведенческих моделей. Ему сложно дать однозначное определение. Понять его суть позволяет следующая модель приобретения новых знаний и навыков. Люди учатся 1) наблюдая; 2) подражая тому, что видят; 3) вырабатывая правила и способы совершения действий на основе собственного опыта; 4) оттачивая мастерство и затем привнося в процесс что-то новое; 5) формализуя приобретенные знания (это происходит, когда они делятся знаниями с другими или создают пособия и справочники).

“Обучение в организациях протекает наиболее эффективно, когда существует явная и острая необходимость в немедленном применении конкретных навыков на практике”.

В неформальном обучении за процесс отвечают учащиеся, а не учителя. Именно они устанавливают цели и критерии их достижения. При таком обучении учащиеся двигаются вперед методом проб и ошибок. Они постепенно меняют свои действия, получая дополнительную информацию и необходимые ресурсы от тех, кто имеет больше опыта. Неформальное обучение делится на три вида:

“Интуитивное обучение”. Учащийся случайным образом ассоциирует предыдущий опыт или события с происходящим в данный момент.

“Реагирующее обучение”. Учащийся анализирует предыдущий опыт и случившиеся ранее события.

“Активное обучение”. Учащийся обсуждает свой опыт с другими и применяет полученные в ходе обсуждения знания для изменения своих будущих действий и устранения пробелов в навыках.

Почему неформальное обучение более эффективно?

Специалисты по L&D должны организовать свою работу с учетом формулы 70/20/10. Ее разработали Морган Макколл, Роберт Эйхингер и Майкл Ломбардо из Центра творческого лидерства. Специалисты выяснили, что сотрудники организаций получают 10% всех знаний в ходе аудиторных занятий и семинаров, 20% – в ходе обмена информацией с коллегами и 70% – в ходе практического выполнения тех или иных задач.

“Обучение через работу – квинтэссенция неформального обучения”.

Соотношение 70/20/10 работает, только если все три его элемента присутствуют и задействованы одновременно. При этом обучение в ходе практического выполнения задач не происходит само по себе. Оно требует стратегического планирования и управления.

Ежегодно во всем мире компании тратят на обучение своих сотрудников около 300 миллиардов долларов. Большая часть этих денег расходуется на формальное аудиторное или онлайн-обучение. Однако в ходе проведенного исследования работники компаний частного сектора поставили обучение в форме занятий и семинаров лишь на шестое место после различных форм неформального обучения – командного взаимодействия, совещаний, обсуждения на рабочем месте, поиска информации в Google и поддержки со стороны непосредственных начальников.

“Люди забывают содержание обучающих курсов очень быстро, если им не предоставляют возможность применить на практике приобретенные в аудитории знания и навыки”.

Большинство сотрудников считают, что неформальное обучение – наиболее эффективный и естественный способ приобретения знаний. Тем не менее многие специалисты по L&D ошибочно продолжают делать упор на формальные занятия. В 2014 году проведенное в Великобритании исследование под названием “Показатель тенденций в обучении” (Learning Trends Index) показало, что, несмотря на “преобладание в системе обучения традиционных учебных курсов… формальное обучение не является наиболее эффективным подходом к удовлетворению потребностей учащихся”.

Большую часть знаний и навыков сотрудники приобретают после того, как покидают учебную аудиторию, то есть когда сталкиваются с конкретными трудовыми задачами, решают конкретные проблемы и работают над повышением своей производительности.

“Освоение определенных форм неформального обучения требует дополнительных усилий со стороны организаций. Людям сложно вдруг взять на себя ответственность за развитие своих профессиональных навыков” (Н. Бэйли).

Предоставляйте сотрудникам, прошедшим формальный курс обучения, соответствующие практические задачи для отработки полученных знаний. Включайте в них сложные задания, заставляющие их работать на пределе возможностей и обдумывать свои действия. Анализ практического опыта – лучший способ приобретения знаний на рабочем месте.

Как внедрить программу неформального обучения?

Не оставляйте неформальное обучение на волю случая. Определите текущее состояние этого процесса в организации.

Как он происходит?

Кто в нем участвует?

Каким образом он поддерживается формальными методами?

Располагаете ли вы техническими средствами, которые могут обеспечить эффектный обмен знаниями?

Все ли сотрудники имеют к ним доступ?

Где большинство сотрудников ищут информацию?

Что вам не нравится в текущем процессе неформального обучения?

Что вы хотели бы получить в результате его оптимизации?

Чья поддержка нужна вам для реализации плана по внедрению неформального обучения?

Какие выгоды с точки зрения качества, количества, затрат и времени получит в этом случае ваша организация?

“Существует распространенное мнение, что неформальное обучение происходит само по себе – и это правда, если нам все равно, чему и у кого учатся наши сотрудники”.

Для внедрения программы неформального обучения разработайте предельно простую в реализации “стратегию на одной странице”, которая включает шесть шагов

Цель. Укажите свою главную цель.

Действия. Перечислите, что будете делать для достижения цели.

Аудитория. Определите конкретных сотрудников, которые будут обучаться неформально.

Оценка. Разработайте систему измерения результатов.

Реализация. Воплотите программу в жизнь.

Поддержка. Предложите учащимся любую необходимую им помощь.

“Энтузиазм в отношении использования социальных сетей для целей обучения все возрастает и возрастает”.

Начните реализацию программы с пилотного проекта, заручившись поддержкой высшего руководства и непосредственных начальников сотрудников, которые будут проходить обучение. Разработайте стандарты начального и повышенного уровня. Составьте четкий прогноз того, как должно улучшиться качество обучения после внедрения вашей программы. Привлеките опытных сотрудников для помощи сотрудникам, проходящим обучение, составьте индивидуальные планы развития для каждого из этих сотрудников.

Создайте сайт для размещения важнейших элементов программы. Он должен включать в себя ссылки на полезную информацию и блоги тех сотрудников, которые помогают запустить программу. Также должны быть обеспечены система поиска ответов на типичные вопросы по процессу и содержанию обучения, система общения и взаимодействия участников программы, система оценки результатов обучения. Назначьте администратора, ответственного за блоги и контент сайта, а также кураторов учебных материалов.

“Наше «я» в социальных сетях – это не обязательно мы сами, а скорее те, кем мы хотим стать в глазах окружающих”.

Когда пилотный проект будет запущен, а процесс – отлажен, сообщите сотрудникам о наличии новых учебных ресурсов. Отслеживайте результативность участников программы, рассказывайте другим о том, каких успехов им удалось достигнуть. По необходимости вносите изменения в пилотную программу и инструменты обучения. Перенесите те элементы, которые в пилотном проекте показали наибольшую эффективность, в основную программу и приступайте к ее внедрению.

Оценка результатов неформального обучения

Многие специалисты по L&D не считают, что должны заниматься планированием и контролем неформального обучения на рабочем месте. Нередко отделы развития персонала вообще не занимаются контролем. Они предпочитают математический подсчет количества проведенных мероприятий – тренингов, занятий, модулей – оценке реальных результатов, то есть объемам знаний, которые учащиеся усвоили.

“Большинство пользователей социальных сетей имеют так много подписчиков, друзей или «фолловеров», что не могут ни с кем из них поддерживать осмысленные и тесные взаимоотношения”.

Неформальное обучение часто не имеет четких показателей прогресса. Но его успешность можно оценить по росту производительности сотрудников. Для этого сделайте следующее.

В ходе оценки 360° сотрудники учитывают участие менеджеров в обучении. Оценивается, как руководители помогают сотрудникам в обучении на рабочем месте.

После внедрения программы проводится обсуждение, а после выполнения заданий рассматриваются результаты. Наладьте обратную связь с сотрудниками, чтобы понять, чему они научились и как.

Создаются личные планы развития. Каждый сотрудник должен иметь такой план с указанием навыков, которыми он хочет овладеть.

“Функция размышления и обсуждения, которую должны были бы выполнять социальные медиа, часто остается незадействованной за яркой мишурой «ретвитов», «лайков» и «фолловеров»”.

Управление неформальным обучением

Чтобы спланировать процесс неформального обучения и правильно им управлять, необходимо поставить перед собой одновременно несколько целей.

Обозначение роли. Руководители должны хорошо понимать, что поддержка и продвижение неформального обучения – одна из их важнейших обязанностей.

Признание заслуг. Вознаграждайте тех, кто помогает коллегам расти профессионально.

Поощрение. Поощряйте тех, кто задает вопросы и стремится совершенствоваться. При аттестации сотрудников интересуйтесь у них, чему они научились.

Признание усилий. Имеется в виду признание усилий линейных менеджеров, достигших наиболее заметного роста. Неформальное обучение, в отличие от формального, нельзя оценить по измеримым данным. Разработайте программы для отслеживания результатов неформального обучения и вознаграждайте тех, кто достиг прогресса.

“Разница между просто опытом и обучающим опытом – в степени осмысления нами того, что произошло, почему это произошло и как мы можем применить это в своей работе в будущем”.

Используйте для поддержки неформального обучения внутреннюю корпоративную сеть. Технически это может быть некая “платформа решений”, содержащая избранные материалы и руководства по выполнению конкретных задач. Или это может быть “платформа для общения”, облегчающая сотрудничество коллег друг с другом и совместный поиск ими решений для поставленных задач.

Использование социальных сетей

Социальные сети обеспечивают быстрый обмен информацией. Онлайн-контент создается легко, но обычно без должного исследования и подготовки, и поэтому часто бывает недостоверным. Социальные сети способствуют копированию, а не обучению. К сожалению, многие из тех, кто обращается к Интернету и социальным сетям за информацией, просто копируют нужную информацию для последующего использования. Истинное же обучение требует осмысления и самостоятельных действий. Будьте осторожны в использовании Интернета и социальных сетей для целей неформального обучения.

“Питер Друкер однажды сказал «Для того чтобы сделать что-то новое, надо прекратить делать что-то старое». Интернет дал нам возможность делать много нового, почти не отказываясь от старого”.

Многие руководители ограничивают сотрудникам доступ к социальным сетям, считая, что таким образом те впустую тратят время. Действительно, комментарии вроде “Здорово, мне это пригодится!” и бесконечные “лайки” никак не способствуют приобретению знаний. Прежде чем социальные медиа смогут сделать достойный вклад в обучение, должны произойти серьезные сдвиги в культуре Интернета и поведении пользователей.

Для многих социальные сети – способ завоевания сторонников. Большое сообщество может быть полезным для самопродвижения и демонстрации своих знаний и достоинств, но слишком большое количество онлайн-контактов часто становится препятствием для эффективного обмена знаниями. Порекомендуйте своим сотрудникам вместо того, чтобы собирать армию последователей, сосредоточить усилия на формировании более тесных связей с небольшой группой людей, которые будут полезны им с точки зрения неформального обучения.

“Работа учителя – не вкладывать знания туда, где их нет, а обращать мысленный взор ученика к свету, чтобы тот мог увидеть его сам” (Сократ).

Обучение в процессе работы

Самообучение в процессе работы – кульминация неформального обучения. Оно помогает сотрудникам развить в себе профессиональные качества, углубить знания и приобрести опыт. Сотрудники учатся, широко используя внутрикорпоративную сеть и другие ресурсы, анализируя свою работу, обсуждая ее с коллегами и извлекая из этого полезные уроки.

Неформальное обучение – наиболее естественный способ приобретения знаний. Объединение традиционных форм обучения с систематическим и правильно структурированным неформальным обучением даст компании огромные преимущества в виде постоянного и заметного повышения профессиональных навыков и результативности работы. Организуйте неформальное обучение и управляйте им так, чтобы извлечь из него максимальную пользу, интегрируя его в рабочие задачи и стратегические цели организации.

Об авторе

Робин Хойл – специалист по обучению и развитию персонала. Его компания Learnworks разрабатывает комплексные программы обучения для организаций по всему миру.

perfume007